Как построить систему HR-аналитики в крупной компании

Опыт Hoff
Вы успешно подписаны на новые материалы.
Настроить параметры подписки.
Неправильный e-mail. Указать другой.
Такой E-mail уже зарегистрирован. Авторизуйтесь, если это ваш адрес или укажите другой.
Ой! Что-то пошло не так. Попробовать ещё раз.
  • Следите за нами
    в социальных сетях:
  • 11 ноября 2016
Сейчас на рынке огромное количество IT-решений для HR — для учета рабочего времени, обучения сотрудников, подсчета текучести и т. д. И тем не менее крупным организациям (и особенно с сетью филиалов) крайне сложно собрать информацию от разных подразделений и эффективно использовать данные. Сеть мебельных гипермаркетов Hoff решила систематизировать и автоматизировать HR-данные, сделав их понятными и доступными для руководителей магазинов.
Сегодня сеть гипермаркетов мебели и товаров для дома Hoff насчитывает 17 магазинов по России, в том числе в Москве, Сочи, Краснодаре, Екатеринбурге и других городах страны. В компании работает более 2300 сотрудников.

Три года назад Hoff начала процесс создания системы HR-аналитики. Для этого проекта была привлечена компания TalentCode. Внутри компании реализацией проекта занимались три сотрудника. Сейчас за поддержание проекта отвечает всего один.
Татьяна Конева
Директор по персоналу
Hoff
Определитесь, что следует замерять

В начале проекта мы определили, какие данные планируется использовать (доля расходов на персонал в выручке, учет рабочего времени и времени отсутствий, уровень доходов сотрудников на линейных позициях, процент текучести, результаты оценки знаний и навыков и т. д.), а также с какой периодичностью их мониторить. Все метрики были собраны в единую таблицу — порядка сотни показателей. Затем было проведено множество встреч внутри компании и с акционерами, чтобы решить, какие из метрик необходимо оставить, и в итоге таблица была сокращена со 100 до 33 показателей.
Мы разделили метрики на ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. По каждой метрике был составлен паспорт, в котором было прописано, откуда берутся данные, как они считаются и измеряются, как часто мониторятся, как визуализируются и т. д.

Приведем несколько примеров. Так, метрики «количество часов обучения на одного сотрудника», «стоимость подбора одного сотрудника» (c детализацией структуры затрат) и «стоимость абсентеизма» (отсутствия сотрудников на рабочем месте) мониторятся ежегодно. «Эффективность прохождения испытательного срока» — ежеквартальный показатель. А доля ФОТ от выручки мониторится ежемесячно. И количество вакансий в работе у одного рекрутера, и количество просроченных вакансий мониторятся еженедельно. Также оценивается скорость закрытия вакансии и эффективность различных источников привлечения кандидатов. Когда данные обрабатываются в автоматическом режиме, менеджменту компании проще принимать решения.
Постепенно выработались требования к сбору HR-аналитики. В Hoff поняли, какие метрики нужно добавлять в процессе дальнейшего совершенствования системы. Весь 2014 год компания посвятила технической стороне реализации проекта.
Недостаточно придумать метрики, важно привести их к форме, которая позволяет быстро обрабатывать данные. Это очень скрупулезная, медленная и тщательная работа.
Компания приняла волевое решение использовать только данные за 2013 и 2014 годы, а отчеты за предыдущие периоды просто не приводить к единому формату. В Hoff решили, что компания быстро меняется, и эти данные уже не несут ценности.

Кроме того, именно в 2014 году Hoff привела отчеты всех магазинов к единой форме. Раньше в разных подразделениях похожие должности могли называться по-разному. В каждом отчете была своя специфика и свой источник данных, и свести воедино информацию со всех магазинов не представлялось возможным. Эти и другие схожие моменты были исправлены.

Знакомство с формой отчета

В 2015 году начался следующий этап реализации проекта. Сотрудники Hoff знакомились с отчетами. Они были сделаны в виде dashboard — оперативной панели управления, которая представляет собой свод ключевых для оперативного мониторинга и управления данных, показанных в удобной для восприятия форме: в виде графиков, таблиц и диаграмм.
Нам было важно, чтобы сотрудники научились с ними работать, понимали, откуда надо брать информацию, что какой показатель означает и т. д. Параллельно мы регламентировали уже налаженные процессы.
Важно сначала понять, как и что будет работать, а уже потом это регламентировать.
Следующим этапом стала визуализация данных. В создании единой визуальной формы участвовала вся компания. Менеджеры компании придумывали, как будут выглядеть графики, на которые они будут смотреть.

Результаты

В Hoff «оцифровали» HR-процессы через ряд характеристик, в том числе: расходы на персонал относительно выручки, производительность одного сотрудника как в штуках, так и деньгах, текучесть персонала, скорость закрытия вакансий, уровень дохода сотрудников относительно рынка и другие.
Сейчас отчеты составляются ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Директора магазинов имеют доступ к информации еженедельно и ежемесячно, работать с отчетами они могут без помощи технического специалиста.
Данные собираются в единый excel-файл из различных систем (1С, Axapta, e-stuff, Websoft). Работа сотрудников, которые загружают данные в свои IT-системы, не изменилась. Просто теперь они делают это по единому стандарту. В 2017 году Excel будет заменен на Click View или похожие программы.

Все руководители магазинов стали говорить на одном языке. Нам стало проще обсуждать с ними, что нужно сделать, чтобы повысить доход сотрудников, развить у них новые компетенции, быстро закрывать вакансии и т. д. И все это мы делаем с точки зрения цифр, а не просто интуитивного мировосприятия. В итоге наши директора стали брать на себя больше ответственности за происходящее, стали эффективнее принимать решения.
Компания планирует совершенствовать созданную модель. Наша главная цель — не только видеть результаты нашей деятельности, но и уметь их прогнозировать.

Когда это будет реализовано, директора магазинов смогут заранее формировать потребности в персонале, его дальнейшее обучение, долю расходов на персонал в выручке на длительный период.

Можно ли это повторить

Каждая компания имеет возможность сделать свою методологию обработки данных для создания простых и понятных отчетов, на основе которых руководители смогут оперативно вносить изменения в HR-стратегию.
Для начала стоит определиться, какие данные нужны вашей компании и как они хранятся. Затем как можно быстрее унифицировать формы отчетности.
Когда руководители разных подразделений компании заговорят на одном языке, эффективность и своевременность принятия решений станет значительно выше.

Текст:
Анна Чуксеева